Sistemas organizacionales: las entradas y la sangre.

Pedro Dobrée

Desde el punto de vista de la anatomía y la fisiología de un sistema organizacional, para todos está claro que es posible identificar “entradas”, “procesos de transformación” y “salidas”. 

Las entradas ingresan desde el entorno del sistema y alimentan los procesos internos; representan una de las direcciones en las relaciones entre entorno y sistema, y constituyen la naturaleza de la influencia del primero sobre el segundo. 

Los procesos de transformación son las actividades desarrolladas en el interior del sistema, que toman las entradas en las proporciones que las  tecnologías utilizadas indican, las emplean, las mezclan, las amalgaman, las anexan y las funden, y con todas ellas – o con algunas - producen las diversas salidas. 

Estas salidas se ponen nuevamente en el entorno para que, en palabras de Drucker, las organizaciones satisfagan necesidades de la sociedad y de los individuos. De esta manera se produce el segundo flujo de relaciones entre sistema y entorno, ahora en el sentido contrario al del fenómeno anterior. Es decir, desde el sistema hacia el ambiente, materializando las influencias de la organización sobre el medio circundante.

El impacto de las salidas en el ambiente genera luego una señal que el sistema deberá leer correctamente e incorporar, junto al resto de las entradas, para así corregir o confirmar, procederes, rumbos y objetivos.

Respecto a las salidas no existe mayor complejidad, más allá de la inmensidad de alternativas que estas revisten; además no es el objeto de este escrito ahondar en esta cuestión. Idéntica actitud se adopta respecto a los procesos de transformación.

Pero sí se quieren hacer algunas consideraciones con respecto a las entradas. Se someten estas al análisis de los lectores, que podrán opinar si el enfoque que aquí se expresa es compartido o no. 

Las entradas pueden clasificarse en “entradas para transformarse” y “entradas para quedarse”.

Las primeras son las que se identifican rápidamente con los insumos de una organización; son las materias primas, el papel y la tinta, las noticias de los diarios, la información recolectada de los deudores, el agua y la energía eléctrica, las demandas concretas de los clientes, etc. y cuyo uso y transformación, los constituyen luego en salidas. La lista de ejemplos es interminable.

Las segundas no se transforman y, por el contrario, ingresan al sistema para colaborar con las personas que operan los procesos de transformación, pero al final no pierden su esencia y quedan preparados para un nuevo ciclo. Ejemplos de esta categoría - hay nuevamente una lista sin fin - son los edificios y su mobiliario, las máquinas, los programas informáticos que se instalan en las computadoras, las computadoras, un libro leído y estudiado por un profesor en una organización educativa, o por un técnico en una fábrica, el valor y las características de una marca o de una patente, etc.

El tiempo durante el cual estas entradas colaboran con los procesos depende de la naturaleza del bien incorporado. El edificio que alberga a la organización es utilizado durante un muy largo tiempo y las computadoras - atento a la extraordinariamente rápida obsolescencia que sufren – solo por un período reducido. Pero todos ingresan para facilitar y mejorar los procesos y ninguno para que los procesos los fagociten y los transformen en otra cosa.

Estas observaciones valen también para las personas. Entre los ejemplos de entradas que contienen algunos libros de textos, sus autores colocan a las personas. Nosotros creemos que esto es un error, si es que no se hacen las consideraciones que aquí se están intentando formular. Los individuos merecen – nos merecemos – una conceptualización especial, tanto si pertenecen a la dotación inicial o si ingresan en momentos posteriores para cubrir vacantes o para incrementar la planta original.

Las personas son entradas para quedarse; es decir, son operadores de los procesos de transformación y, finalizados estos, no desaparecen. Al contrario, los individuos no han perdido su naturaleza original y siguen allí, aunque ahora podrán tener más experiencia y probablemente sean más capacitados.

Con frecuencia mis alumnos me preguntan por el dinero. Qué es el dinero? Es una entrada más? Yo les he contestado últimamente que este no es una entrada como las otras.

Todo sistema organizacional tiene un flujo de dinero que ingresa, vía clientes, préstamos, aportes de capital, subsidios y/o presupuestos del Estado; y luego otro que supone el egreso, en donde los billetes vuelven a salir, en pago de los factores de la producción. En otras palabras, por el pago de salarios, de dividendos, para cancelar deudas con proveedores, devolver préstamos, etc. 

Pero el billete que entró, luego sale sin modificaciones; es decir, ni se queda ni se transforma. Estos billetes son los que podemos tener en nuestra billetera o en la caja de seguridad, pero también pueden ser virtuales, con movimientos que responden a las transferencias bancarias electrónicas.

El dinero es como la sangre de un cuerpo vivo, que fluidifica las relaciones entre las partes internas del sistema, y también las de este, en el caso de las organizaciones, con diversos sectores del ambiente externo. Cuando el flujo disminuye, o se corta, la organización se debilita y entra en crisis y, de mantenerse algunas estas situaciones,  enferma y muere.